Imagem: Lukas (Pexels)
As metas e métricas são indispensáveis para a gestão de pessoas e de projetos. Somente a partir delas é possível saber o que está acontecendo, comparar a atual situação com cenários anteriores e prever o futuro das operações. E um timesheet pode ajudar você a lidar com elas!
Metas e métricas são elementos que trazem informações sobre a produtividade, sobre a qualidade das atividades e sobre quais são os cuidados e investimentos que a empresa deve fazer para melhorar os resultados.
Mas como é possível criar as metas e as métricas? É sobre isso que falaremos hoje. Continue a leitura e veja algumas dicas do analista de SEO Odilon Queiroz que ajudarão você a lidar com esses indicadores. Assim, melhore a gestão e os resultados da sua equipe.
Metas e métricas: o que são?
As metas correspondem aos objetivos que uma equipe deseja alcançar. Elas servem para que os colaboradores saibam o que se espera deles e como o resultado final deve ser. Por exemplo, é a entrega de um resultado Y em X tempo e com um orçamento Z.
Por outro lado, as métricas nada mais são do que indicadores sobre a atuação da empresa. Elas reúnem informações sobre operação, finanças, satisfação dos clientes, produtividade, etc.
Por isso, tanto as metas quanto as métricas andam lado a lado, pois aquelas permitem saber onde se deseja chegar e estas indicam onde se está. Defini-las conjuntamente é uma ótima ideia e faz toda a diferença no desempenho de uma equipe.
Além disso, ambas são muito importantes. As metas ajudam a manter as equipes engajadas ao mesmo tempo em que lhes dá um objetivo a ser alcançado. Já as métricas trazem informações que ajudam na análise dos processos e da qualidade deles.
E você pode determinar tanto umas quanto as outras a partir de uma ferramenta de timesheet, que traz uma série de dados importantes para ambas. Saiba como esse tipo de software pode ajudar.
O que é timesheet?
Esta é uma ferramenta que é capaz de medir o tempo que cada atividade exige para ser concluída. Ele contabiliza o número de horas, minutos e segundos que cada colaborador levou para entregar alguma tarefa.
Portanto, enquanto um controle de ponto serve para a contabilização da jornada total (diária, semanal e mensal), o timesheet indica como as horas da jornada foram utilizadas. Isto é, para quais atividades se dedicaram e quanto tempo cada ação exigiu de cada colaborador.
Por exemplo, considere um projeto em que uma equipe com 6 colaboradores divide as tarefas entre si. Com o uso de um dispositivo de contagem de tempo é possível entender qual foi o tempo do projeto consumido por cada trabalhador e sua respectiva tarefa.
Ela é capaz de fazer essa contagem de forma simultânea, independentemente do número de trabalhadores envolvidos na execução daquele projeto. Para isso, tem um plugin que funciona em ferramentas de gestão de projetos diversas, como Asana, Trello, Todoist, etc.
Como definir metas e métricas para a sua equipe com um timesheet?
Uma ferramenta de contagem de tempo de atividades na sua empresa ajuda tanto na definição de metas quanto de métricas. Confira como ela atua para cada um desses objetivos e não deixe de usá-la!
Metas
As metas nada mais são do que objetivos a serem alcançados. Portanto, representam um norte para os colaboradores, bem como determinam coisas importantes e que são esperadas deles. Por exemplo, o tempo de entrega da atividade e o custo dela.
Para que elas surtam efeitos – sendo remuneradas ou não – elas precisam ser passíveis de alcance. De nada adianta aplicar uma política de metas sem que os colaboradores tenham alguma chance de alcançá-las.
Em outras palavras, as metas devem ser realistas. Para isso, devem ser pautadas em dados reais. Neste caso, é possível contar com um timesheet, que dará informações sobre o tempo necessário para a execução de cada tarefa com base em projetos passados.
Considere que vários projetos têm fases e atividades que se repetem. Igualmente, repetem os envolvidos. Desse modo, usar os dados de projetos passados, reunidos pelo timesheet, é uma forma de determinar metas de tempo de execução das tarefas.
Além disso, esse é um modo de conferir se a equipe realmente está alcançando as metas e se elas necessitam de adaptação. Mas não para por aí! O timesheet também consegue trazer informações que impactam em:
Capacitação de colaboradores, visto que ajuda a analisar se a maior demora em atividades é fruto da necessidade de aprendizado;
Melhoria da distribuição de tarefas de modo a não atribular um colaborador e, também, a direcionar as atividades de acordo no seu tempo de desempenho das tarefas.
Métricas
Além disso, o timesheet também ajuda na determinação de métricas, isto é, de indicadores que são importantes para o projeto. Uma vez que os projetos sempre necessitam da indicação de um limite de tempo para sua execução, o timesheet é ideal para isso.
O gestor tem a chance de encontrar neste tipo de ferramenta todas as informações para entender como anda o cumprimento das metas de tempo. Portanto, tem um indicador simples de usar e que traz dados cruciais!
Além disso, com o timesheet também se torna possível comparar os indicadores passados e atuais, os quais ajudam na determinação de metas futuras e em outras questões que afetam a gestão de pessoas, como é o caso da capacitação, remuneração de metas, etc.
Outras dicas para definir metas e métricas para a sua empresa
Além de usar um timesheet para fazer a determinação de metas e métricas das suas equipes, existem outros cuidados e estratégias para determiná-las. Afinal, elas vão muito além do tempo de execução de tarefas!
Confira alguns passos para criar as metas e determinar as métricas para os seus projetos:
1 – Saiba quais são os objetivos a serem alcançados. Por exemplo, em X tempo, com Z orçamento, produto com valor de mercado de Y reais, etc.
2 – Determine quais são os indicadores que são importantes para analisar o alcance das metas e determine o modo de coletar dados e processá-los;
3 – Monitore os dados frequentemente.
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